Datenschutzerklärung

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der DSGVO ist:

NewWays AI Development & Consulting GmbH (i.Gr.)
Bahnweg 3d, 9220 Velden am Wörthersee, Österreich
E-Mail: info@vividomo.com
Telefon: +43 676 6607054

Im Rahmen der Nutzung von Vividomo® verarbeiten wir folgende Kategorien personenbezogener Daten:

• Kontodaten: E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt), Name, Profilbild, Rolle im Maklerbüro
• Unternehmensdaten: Name des Maklerbüros, Firmenname, Land/Markt, Logo, Branding-Einstellungen
• Objekte und Kontakte: Alle vom Nutzer erfassten Immobiliendaten und Kontaktdaten (Interessenten, Eigentümer etc.)
• Verbundene Postfächer: Postfachadresse, E-Mail-Metadaten und Nachrichteninhalte, soweit ein Mitglied die optionale Gmail- oder Google-Workspace-Anbindung aktiviert
• Nutzungsdaten: Login-Zeitstempel, durchgeführte Aktionen in der App (Audit Log), Geräteinformationen
• Abrechnungsdaten: Tarif, Abrechnungszeitraum, Zahlungshistorie (Zahlungsmitteldetails werden ausschließlich von Mollie verwaltet)
• KI-Eingaben: Inhalte, die zur KI-gestützten Text-, Bild- und Videobearbeitung übermittelt werden (Objektbeschreibungen, Objektfotos etc.)

Wir verarbeiten personenbezogene Daten zu folgenden Zwecken:

• Vertragserfüllung (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO): Betrieb und Bereitstellung der Plattform Vividomo®, Abrechnung, Support sowie die vom Mitglied veranlasste Synchronisierung und den Versand über ein verbundenes Postfach
• Berechtigtes Interesse (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO): Plattformsicherheit, Betrugsprävention, technische Verbesserungen, anonymisierte Nutzungsstatistiken
• Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO): E-Mail-Benachrichtigungen zu Testphasenablauf und Produktneuheiten (jederzeit widerrufbar)
• Rechtliche Verpflichtung (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO): Aufbewahrung von Buchhaltungsunterlagen gemäß UGB/BAO

Soweit ein Maklerbüro personenbezogene Daten seiner Interessenten, Eigentümer oder sonstigen Kontakte in Vividomo® verarbeitet, ist regelmäßig das Maklerbüro für diese Fachdaten verantwortlich. Wir verarbeiten diese Daten im Auftrag des Maklerbüros. Die dafür erforderliche Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung ist Bestandteil der vertraglichen Datenschutzunterlagen.

Wir setzen die folgenden Dienstleister ein. Je nach Dienst und Verarbeitung sind sie Auftragsverarbeiter oder eigenständig Verantwortliche nach ihren jeweiligen Nutzungs- und Datenschutzbedingungen. Erforderliche Vereinbarungen zur Auftragsverarbeitung und Drittstaatengarantien werden vor der produktiven Nutzung abgeschlossen beziehungsweise geprüft:

Die Verbindung eines Google-Workspace- oder Gmail-Postfachs ist freiwillig und wird ausschließlich durch das jeweilige Mitglied über den Google-OAuth-Dialog gestartet. Unmittelbar vor dem Start zeigen wir einen Hinweis zu Zugriff, Nutzung, Speicherung und Sichtbarkeit der Google-Daten an. Vividomo® fordert ausschließlich die Berechtigungen gmail.readonly zum schreibgeschützten Lesen von Gmail-Nachrichten und gmail.send zum Versenden der vom Mitglied selbst verfassten E-Mails an.

Technisch abgerufene Daten: Für die Kontaktzuordnung werden vollständige Gmail-Nachrichten im Raw-MIME-Format einschließlich Headern, Text- und HTML-Inhalt sowie technisch enthaltener Anlagendaten vorübergehend serverseitig abgerufen und analysiert. Beim initialen Abgleich werden derzeit bis zu 20 Nachrichten aus den letzten 30 Tagen geprüft; danach werden neu hinzugefügte Nachrichten in begrenzten, regelmäßigen Läufen abgerufen. Nicht eindeutig einem CRM-Kontakt zuordenbare Nachrichten und Anlagen werden nicht dauerhaft gespeichert.

Dauerhaft gespeicherte Daten: Für zugeordnete CRM-Nachrichten speichern wir die Postfachadresse, Nachrichten- und Thread-Kennungen, Absender, Hauptempfänger, Betreff (bis zu 500 Zeichen), Versand- beziehungsweise Empfangszeitpunkt sowie den in Klartext umgewandelten Nachrichteninhalt (bis zu 50.000 Zeichen).

Zweck: Zuordnung von E-Mails zu CRM-Kontakten, Darstellung der Kommunikation in der Kontaktchronik, Vermeidung doppelter Einträge sowie Versand von E-Mails, die das Mitglied selbst in Vividomo® verfasst hat. Google-Daten werden weder für Werbung, Retargeting, Profiling oder Bonitätsentscheidungen noch zum Erstellen, Trainieren oder Verbessern von KI- oder Machine-Learning-Modellen verwendet.

Sichtbarkeit: Die Postfachverbindung und ihre technischen Metadaten sind nur für das verbindende Mitglied sichtbar. Synchronisierte Nachrichten werden Bestandteil der mandantenweiten CRM-Kontaktchronik und sind dort für berechtigte Mitglieder desselben Maklerbüros sichtbar.

Speicherung und Sicherheit: Synchronisierte CRM-Nachrichten werden in der EU-gehosteten Vividomo®-Datenbank gespeichert. OAuth-Zugriffs- und Refresh-Tokens werden mit AES-256-GCM verschlüsselt und ausschließlich serverseitig verarbeitet. Das Google-Passwort wird weder abgefragt noch gespeichert. Die für OAuth, Synchronisierung und Versand eingesetzten Serverfunktionen sind auf die Vercel-Region Frankfurt konfiguriert; mögliche Drittstaatenzugriffe sind in Abschnitt 6 beschrieben.

Weitergabe und menschlicher Zugriff: Die Daten werden nur durch Google zur Bereitstellung des Gmail-Dienstes, durch Vercel zur serverseitigen Ausführung und durch Supabase zur Datenbankspeicherung verarbeitet. Sie werden nicht verkauft und nicht an Werbenetzwerke, Datenhändler oder sonstige unbeteiligte Dritte weitergegeben. Ein menschlicher Zugriff erfolgt nur mit ausdrücklicher Zustimmung für einen konkreten Supportfall, wenn dies für Sicherheit und Missbrauchsprävention erforderlich ist oder aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung.

Trennung und Löschung: Beim Trennen des Postfachs werden die bei Vividomo® gespeicherten OAuth-Tokens gelöscht; weitere Synchronisierung und weiterer Versand durch Vividomo® werden gestoppt. Die Google-Autorisierung im Google-Konto wird dadurch nicht automatisch widerrufen. Bereits synchronisierte Nachrichten bleiben als CRM-Kontaktchronik erhalten, bis der zugehörige Kontakt oder der gesamte Mandant gelöscht wird oder eine berechtigte Löschanfrage an info@vividomo.com bearbeitet wurde.

Google-Daten verwalten oder löschen:

1. Unter Einstellungen → E-Mail-Postfächer die betreffende Verbindung auswählen und „Trennen“ bestätigen.
2. Die verbleibende Google-Autorisierung bei Bedarf zusätzlich unter Verknüpfungen im Google-Konto widerrufen.
3. Bereits importierte CRM-Nachrichten durch Löschen des zugehörigen Kontakts beziehungsweise Mandanten entfernen oder eine berechtigte Löschanfrage an info@vividomo.com richten.

Die Nutzung und Übertragung von Informationen, die Vividomo® über Google Workspace APIs erhält, erfolgt gemäß der Google API Services User Data Policy einschließlich der Limited-Use-Anforderungen.

Der Großteil der Datenverarbeitung — Datenbank, Authentifizierung und Dateispeicher (Supabase, Frankfurt/Irland), die KI-gestützte Text- und Bildverarbeitung (Requesty EU-Gateway, Frankfurt) sowie die Embeddings für den KI-Chatbot (Azure OpenAI Service, EU-Region) — findet ausschließlich innerhalb der EU/EWR statt. Die Inhalte verlassen die EU dabei nicht.

Vertragspartner für das KI-Gateway ist die Requesty Ltd mit Sitz im Vereinigten Königreich; für das Vereinigte Königreich besteht ein Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission gemäß Art. 45 DSGVO, die Datenverarbeitung selbst erfolgt in der EU (Frankfurt).

Eine Übertragung in die USA beziehungsweise ein Zugriff aus den USA kann beim Versand von Transaktions-E-Mails (Resend), bei der optionalen Google-Workspace-/Gmail-Postfachanbindung sowie — ausschließlich nach Ihrer Einwilligung — bei der optionalen KI-Videogenerierung (Vercel AI Gateway / Google Veo) nicht ausgeschlossen werden. Diese Übermittlungen stützen sich auf EU-Standardvertragsklauseln (SCC) gemäß Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO beziehungsweise einen Angemessenheitsbeschluss der EU-Kommission im Rahmen des EU-US Data Privacy Framework, soweit der jeweilige Anbieter zertifiziert ist.

Personenbezogene Daten werden gespeichert, solange ein aktives Nutzerkonto besteht oder die Verarbeitung für die vertraglich vereinbarten Zwecke erforderlich ist. Nach einer bestätigten Kündigungs- oder Löschanfrage werden operative Daten im vorgesehenen Löschverfahren gelöscht oder anonymisiert, sobald keine vertraglichen oder gesetzlichen Aufbewahrungsgründe mehr bestehen. Für verbundene Google-Postfächer und bereits importierte CRM-Nachrichten gelten zusätzlich die konkreten Angaben in Abschnitt 5.

Buchhaltungsrelevante Daten (Rechnungen, Zahlungsbelege) werden gemäß österreichischem Steuerrecht für 7 Jahre aufbewahrt, auch nach Kontolöschung.

Sie haben gegenüber dem Verantwortlichen folgende Rechte:

• Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO): Recht auf Auskunft über gespeicherte Daten
• Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO): Recht auf Korrektur unrichtiger Daten
• Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO): Recht auf Löschung personenbezogener Daten („Recht auf Vergessenwerden“)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenportabilität (Art. 20 DSGVO): Recht auf Herausgabe Ihrer Daten in maschinenlesbarem Format
• Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung auf Basis berechtigter Interessen
• Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO): Jederzeit möglich, ohne Angabe von Gründen

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@vividomo.com. Sie haben außerdem das Recht, Beschwerde bei der österreichischen Datenschutzbehörde (dsb.gv.at) einzureichen.

Vividomo® verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies, die für den Betrieb der Plattform unerlässlich sind:

• Session-Cookie: Authentifizierung und sichere Anmeldung (Supabase)
• Tenant-Cookie: Speicherung des aktiven Maklerbüros bei Multi-Tenant-Nutzung
• Präferenz-Cookies: Darstellungsoptionen wie Animation-Einstellungen und Sidebar-Zustand

Für technisch notwendige Cookies ist keine Einwilligung erforderlich. Zur Reichweitenmessung setzen wir das cookielose Analyse-Tool Umami ein (siehe Abschnitt 10); dabei werden keine Analyse-Cookies gesetzt. Sollten künftig einwilligungspflichtige Analyse- oder Marketing-Cookies hinzukommen, wird diese Erklärung aktualisiert und vorab eine Einwilligung eingeholt.

Zur bedarfsgerechten Verbesserung der Plattform messen wir deren Nutzung mit Umami, einem datenschutzfreundlichen Analyse-Tool. Umami setzt keine Cookies, legt keine geräteübergreifenden Kennungen an und erstellt keine personenbezogenen Nutzerprofile. Erhoben werden ausschließlich aggregierte, anonyme Kennzahlen (aufgerufene Seiten, ungefähre Herkunft auf Landesebene, Gerätetyp, verweisende Seite).

Umami wird von uns selbst gehostet auf Servern innerhalb der EU (Hetzner Online GmbH, Nürnberg, Deutschland). Es werden keine Daten an Dritte weitergegeben und keine Daten in Drittstaaten übermittelt; es besteht daher keine Auftragsverarbeitung im Sinne von Art. 28 DSGVO.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer datensparsamen, cookielosen Reichweitenmessung). Weil keine Cookies gesetzt und keine Nutzer:innen individuell nachverfolgt werden, ist hierfür keine Einwilligung erforderlich. Sie können dieser Verarbeitung jederzeit widersprechen (siehe Abschnitt 8).

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung bei wesentlichen Änderungen der Datenverarbeitung zu aktualisieren. Registrierte Nutzer werden per E-Mail über wesentliche Änderungen informiert. Das Datum der letzten Aktualisierung ist oben angegeben.